Cómo recibir y aceptar facturas de compra en Costa Rica

Equipo Fáctico

Cómo recibir y aceptar facturas de compra en Costa Rica

Recibir el PDF no basta. Plazo de 8 días hábiles, mensaje receptor (aceptación, parcial o rechazo) y factura electrónica de compra, según Hacienda y TRIBU-CR.

Emitir el comprobante es solo una mitad del ciclo. La otra, la que suele quedar en el correo o en una carpeta de PDF, es recibir y confirmar las facturas de sus proveedores. En Costa Rica esa confirmación no es un visto bueno interno: es un mensaje electrónico que el receptor envía a la Dirección General de Tributación. El efecto tributario de la compra depende de ese paso, y de hacerlo a tiempo.

Asume que ya está inscrito y que ya factura: se trata de decidir, con la norma a la vista, qué hacer con cada XML que le llega.

Recibir el PDF no cierra el trámite

El comprobante válido es el XML firmado y validado por Hacienda. El PDF es una representación gráfica. El emisor debe entregarle el XML y, cuando exista, el mensaje de aceptación de Hacienda. Cómo se lo envía lo acuerdan las partes; el estándar lo fija la DGT.

Eso no agota su obligación. El Decreto Ejecutivo N.° 44739-H, Reglamento de comprobantes electrónicos para efectos tributarios (vigente desde el 8 de noviembre de 2024), define al emisor receptor electrónico como el obligado autorizado para emitir, enviar, recibir y confirmar comprobantes por un sistema informático. Recibir y confirmar son dos actos distintos.

Quién debe confirmar (y quién no)

La confirmación aplica cuando la transacción es entre emisores-receptores electrónicos o con un receptor electrónico no emisor. El artículo 10 de la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024 lo dice de forma expresa: el procedimiento es de uso exclusivo de los obligados tributarios y no aplica al consumidor final.

Si usted es contribuyente y la compra se relaciona con su actividad económica, debe posicionarse ante el comprobante: aceptarlo, aceptarlo en parte o rechazarlo. El artículo 20 del Decreto 44739-H condiciona la confirmación total a compras directamente relacionadas con el giro y que no estén cubiertas por un beneficio fiscal. El crédito o el gasto no nace del PDF guardado: nace de una operación que usted asume ante Tributación.

El plazo: 8 días hábiles, desde el mes siguiente

No son ocho días desde la fecha de la factura. La resolución técnica vigente fija que la confirmación o el rechazo deben enviarse a Tributación en un plazo no mayor a 8 días hábiles contados a partir del primer día del mes siguiente al de la transacción.

Ejemplo: una factura del 12 de agosto se confirma en los primeros ocho días hábiles de septiembre, no en agosto. El cómputo empieza el primer día del mes siguiente, no el día de emisión.

El mensaje es obligatorio para respaldar las compras que incidan en las declaraciones autoliquidativas. Si Hacienda rechaza ese mensaje, hay que enviar uno nuevo.

Los tres mensajes: aceptación, parcial y rechazo

En la resolución de noviembre de 2024 los códigos asociados son:

| Código | Documento | | --- | --- | | 05 | Confirmación de aceptación del comprobante electrónico | | 06 | Confirmación de aceptación parcial | | 07 | Confirmación de rechazo |

No es un clic interno: es un XML de mensaje receptor, firmado, que Tributación valida.

Aceptación total (05): usted reconoce la operación como está. Aceptación parcial (06): hay discrepancia de monto, líneas o impuesto; el detalle del mensaje es necesario. Rechazo (07): el documento no corresponde —no es suyo, está mal el identificador, no recibió el bien o el servicio, o no reconoce los montos.

Cuando el emisor recibe aceptación parcial o rechazo, la resolución le ordena proceder de forma inmediata a la nota de crédito o débito y, si hace falta, a un comprobante nuevo. El decreto precisa la secuencia del rechazo: Hacienda valida el mensaje; el receptor se lo hace llegar al emisor; el emisor emite la nota de crédito con referencia al comprobante original. Esa nota no debe ser confirmada por el receptor.

Si Hacienda rechazó el XML en la validación inicial (estructura, firma, datos), ese comprobante no tiene valor. No se “anula” con nota de crédito: el emisor debe emitir uno nuevo. Distinga un rechazo del validador de un rechazo de receptor.

Si no confirma: Hacienda presume que aceptó

Conviene no copiar blogs que siguen citando solo la lógica de 2018. El artículo 20 del Decreto 44739-H dice que, si el emisor o el receptor no confirma en el plazo que fije la resolución general, se presumirá que lo ha aceptado totalmente y, en consecuencia, formará parte de las operaciones que incidan en sus declaraciones autoliquidativas. La MH-DGT-RES-0027-2024, artículo 10, reitera esa presunción para comprobantes no cubiertos por un beneficio fiscal.

Ignorar una factura incorrecta no la hace desaparecer: puede quedar como aceptada para efectos de sus declaraciones. Si el documento no es suyo o está mal, rechácelo dentro del plazo.

Este artículo no afirma que “siempre se pierde el crédito del IVA” por no enviar el mensaje (frase que circula con la DGT-R-063-2018). La norma reglamentaria hoy vigente es la presunción de aceptación total.

Qué revisar antes de aceptar

  1. Que Hacienda haya aceptado el XML del emisor. Sin ese mensaje de validación, no hay comprobante oponible.
  2. Que el receptor sea usted (cédula física, jurídica, DIMEX o NITE correctos).
  3. Montos, CABYS, tarifa de IVA y descuentos. El crédito que pretenda acreditar tiene que cuadrar con el impuesto del XML.
  4. Que la compra sea de su giro. Un gasto personal no se vuelve deducible por haber pulsado “aceptar”.
  5. Conservar XML y PDF. El Código de Normas y Procedimientos Tributarios obliga a conservar respaldos; la práctica habitual, y la que ya señalamos en la guía de requisitos de Fáctico, es al menos cinco años.

Pida factura electrónica, no tiquete, cuando la compra es de su negocio

El tiquete electrónico (código 04) existe para el punto de venta y el consumidor final. En los Anexos vigentes la identificación del receptor en el tiquete es opcional. La factura electrónica (código 01) lleva al receptor identificado.

Si necesita respaldar un gasto o un crédito de IVA, pida factura electrónica a su nombre, no un tiquete de “cliente general”: factura 01, con su cédula y su correo. Así Tributación puede asociar el XML a su RUT.

Cuando usted emite la factura electrónica de compra

Hay un segundo escenario, distinto del mensaje receptor: la factura electrónica de compra (código 08). Usted, el comprador, es quien la emite, porque el vendedor no está en el circuito ordinario de comprobantes electrónicos.

La presentación de la DGT (marzo de 2025) sitúa dos usos típicos: compras de servicios o bienes intangibles a proveedores no domiciliados (inversión del sujeto pasivo), y compras de bienes usados a no contribuyentes. Los Anexos reservan a la FEC esos tipos de identificación, con las referencias que el schema exige. Si el campo no cuadra, Hacienda rechaza el XML.

No mezcle los dos flujos: confirmar una factura 01 de un proveedor local no es lo mismo que emitir una FEC 08.

Cómo hacerlo en la práctica

Oficina Virtual de TRIBU-CR (OVi)

Desde octubre de 2025 el entorno de trámites del contribuyente es TRIBU-CR. Hacienda publica avisos y el acceso a TicoFactura desde la cuenta del obligado en la oficina virtual. Ahí puede consultar comprobantes. El detalle de pantallas cambia; use la OVi vigente y, si hay duda, InfoyAsistencia o el 2539-4000. Incidencias tecnológicas: facturati@hacienda.go.cr.

Un sistema privado

El XML llega al correo que usted registró. Un sistema que recibe y gestiona facturas de compra desde el correo evita que el documento se quede en la bandeja del dueño o del contador. En Fáctico esa recepción es una función publicada —está en la página de inicio y en el plan que incluye gestión de compras— y en la guía de requisitos ya se mencionaba gestionar gastos mediante la aceptación de comprobantes. También genera reportes de IVA de ventas y compras. Eso no sustituye a su contador ni el decreto; ordena el buzón para que el mensaje salga a tiempo. TicoFactura cubre emisión; la recepción, si hay volumen, casi nunca cabe en “lo reviso el día 9”.

Una lista corta para el cierre de mes

  1. Defina un correo de recepción y pídaselo a cada proveedor (el XML, no solo el PDF).
  2. Cada semana revise lo recibido: estado en Hacienda, cédula, monto, CABYS.
  3. Acepte lo correcto; rechace o acepte en parte lo que no cuadra antes de los ocho días hábiles del mes siguiente.
  4. Si rechazó, haga seguimiento de la nota de crédito.
  5. Separe las FEC 08 (usted las emite) de las facturas 01 (usted las confirma).
  6. Cuadre el listado de aceptadas con el borrador de IVA de compras.
  7. Guarde XML, mensaje de Hacienda y mensaje receptor.

El ciclo ya no se juega solo en “¿pude emitir?”. Cada compra que usted va a declarar necesita un XML validado, un receptor correcto y una posición suya —aceptación, parcial o rechazo— a tiempo.

Este texto no sustituye asesoría contable. Verifique plazos en la OVi y en los Anexos vigentes.

Fuentes

  1. Decreto Ejecutivo N.° 44739-H, Reglamento de comprobantes electrónicos para efectos tributarios (2 de octubre de 2024; vigencia 8 de noviembre de 2024; Gaceta N.° 210, Alcance 181). Texto en el Sistema Costarricense de Información Jurídica: https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?nValor1=1&nValor2=103206 — en particular definiciones (emisor receptor electrónico) y artículo 20 (confirmación; presunción de aceptación total; notas de crédito no confirmadas por el receptor).
  2. Resolución MH-DGT-RES-0027-2024, Resolución general sobre las disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos para efectos tributarios (13 de noviembre de 2024; publicación 19 de noviembre de 2024). SCIJ: https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?nValor1=1&nValor2=103276 — artículo 10 (plazo de 8 días hábiles desde el primer día del mes siguiente; obligatoriedad del mensaje; presunción de aceptación; no aplica al consumidor final; NC/ND inmediatas del emisor). Resumen profesional: https://www.deloitte.com/latam/es/services/tax/perspectives/tax-flash-241120.html
  3. Dirección General de Tributación, Comprobantes Electrónicos: Generalidades y Versión 4.4 (marzo de 2025): https://www.hacienda.go.cr/docs/ComprobantesElectronicos-GeneralidadesyVersion4.4.marzo2025.pdf — factura electrónica de compra (proveedor no domiciliado; bienes usados a no contribuyentes).
  4. Anexos y Estructuras para la Emisión de Comprobantes Electrónicos, versión 4.4 (DGT): https://atv.hacienda.go.cr/ATV/ComprobanteElectronico/docs/esquemas/2024/v4.4/ANEXOS%20Y%20ESTRUCTURAS_V4.4.pdf y versión en SCIJ/PGR: http://www.pgrweb.go.cr/DOCS/NORMAS/1/VIGENTE/S/2020-2029/2020-2024/2024/1936C/1701B7.HTML — tipos FE, TE, FEC; mensajes de confirmación; identificación del receptor opcional en tiquete.
  5. Ministerio de Hacienda, avisos TRIBU-CR y TicoFactura: https://www.hacienda.go.cr/AvisosTRIBU-CR.html — oficina virtual y facturador gratuito.
  6. Guías TicoFactura (Hacienda): https://www.hacienda.go.cr/docs/SegundonivelguiasTicoFactura.pdf y https://www.hacienda.go.cr/docs/GuiaEmisiondecomprobanteselectronicos.pdf
  7. Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley N.° 4755, artículos 104 y 109 (conservación de respaldos).
  8. Fáctico: recepción de facturas de compra desde el correo — https://www.factico.net/ y https://www.factico.net/#caracteristicas
  9. Fáctico, Guía completa: Requisitos para emitir facturas electrónicas en Costa Rica (8 de julio de 2026): https://www.factico.net/noticias/guia-completa-requisitos-para-emitir-facturas-electronicas-en-costa-rica

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